Kulisy outsourcingu. Po co małej firmie outsourcing?

Czy warto powierzać odpowiedzialność innym oraz jak robić to „z głową”?- to pytanie zadaje sobie wielu przedsiębiorców, którzy wiedzą, że kluczem do dynamicznego rozwoju firmy jest otwarcie się na nowe możliwości oraz odpowiednie zarządzanie zasobami ludzkimi. Do jednych z rozwiązań, które dynamizują rozwój firmy bez wątpienia zaliczyć można outsourcing.

Amerykański przemysłowiec Henry Ford zwykł mawiać: “Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, to nie ma sensu, żebyśmy to robili; powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej”. W czasach dużej konkurencji, w których liczy się szybkość- reakcji, podejmowania decyzji i wykonywania zadań. To wszystko sprawia, że firmy, aby spełniać oczekiwania swoich klientów muszą zadbać o własną, wewnętrzną organizację pracy po to, aby efektywnie wykonywać zadania.

Jak i dla kogo?

Nazwa outsourcing pochodzi z języka angielskiego i jest skrótem od trzech słów: outside-resource-using. Oznacza korzystanie z zewnętrznych źródeł. Outsourcing polega na przekazywaniu zadań, funkcji, projektów czy procesów do realizacji firmie zewnętrznej, zamiast własnym pracownikom. Na czym może polegać oddelegowanie zadań? Wszystko uzależnione jest od sytuacji- obejmuje bowiem proste projekty usprawniające procesy biznesowe, a także skomplikowane projekty wieloetapowe lub całe działy wielkich korporacji przeniesione na zewnętrznych wykonawców.

Rozwiązania takie pozwalają na pozbycie się kosztów związanych na przykład z wynajęciem biura. Co więcej w dobie Internetu niezwykle szybki jest przepływ informacji. Nie jest więc problemem, skontaktowanie się z naszymi „outsourcing’owymi” współpracownikami, nawet jeśli znajdują się w drugiej części miasta, kraju, a nawet świata. Outsourcing jest działaniem długofalowym i tworzy zupełnie nowy rodzaj relacji między firmami. To układ partnerski, w którym chodzi o osiągnięcie stanu win – win, czyli satysfakcji ze strony usługodawcy i usługobiorcy.

Czy outsourcing jest dla mnie?

Dane oraz obserwacje firm wskazują, że outsourcing najlepiej sprawdza się z dziedzinach takich, jak: badania marketingowe, reklama, public relations, informatyka, administracja, obsługa finansowa i rachunkowa, zaopatrzenie oraz szkolenia. Zadania, które do tej pory wykonywane były wewnątrz firmy, zostają zlecone zewnętrznym wyspecjalizowanym usługodawcom, przez co firma ma więcej czasu na zajęcie się sprawami priorytetowymi.

Co zyskuję?

Najważniejszą korzyścią, a zarazem argumentem koronnym jest oczywiście redukcja kosztów. Outsourcing sprawdza się wówczas, gdy dostępne zasoby zewnętrzne są tańsze od tych w firmie. Warto wspomnieć o innych czynnikach determinujących decyzję o oddelegowaniu zadań. Jest to dążenie do realizacji usług na najwyższym poziomie, do wyspecjalizowania się w danej dziedzinie, koncentracja na celach biznesowych. Outsourcing umożliwia koncentrację sił, środków i procesów zarządczych na zasadniczych celach przedsiębiorstwa. W konsekwencji firma może wydajniej wykorzystać czas oraz zasoby, np. ludzkie. Zatrudnienie ekspertów z zewnątrz jest efektywniejsze i tańsze dlatego, że wynajęty specjalista pracuje wówczas, gdy jest potrzebny, a nie na pełnym etacie.

Teoria a życie

Zasadniczo przedsiębiorców podzielić można na trzy typy. Pierwsi są z tych, którzy uważają, że każde zadanie są w stanie, a nawet powinni wykonać samodzielnie. Nie lubią oddawać innym odpowiedzialności, a przez to wciąż brakuje im czasu i zajmują się we własnej firmie „wszystkim” i „każdym”. Ich głównym założeniem jest to, że nikt nie jest w stanie wykonać danej pracy lepiej niż oni sami.

Drudzy z kolei to ich zupełne przeciwieństwo. Uwielbiają rozdysponowywać zadania w sposób nieprzemyślany osobom, które właśnie „nawiną się” pod rękę albo kierują swoje niekonkretne polecenia, nie rozdzielając odpowiedzialności. Naiwnie wierzą, że zadania zostaną wykonane, zapominając o zasadzie rozmytej odpowiedzialności do której dopuszczają. W konsekwencji tracą nerwy na analizowanie, dociekanie i strofowanie swoich pracowników za błędy, braki i niedociągnięcia.

W końcu trzeci typ Przedsiębiorcy przez duże P- taki, którego Wam życzymy. Przedsiębiorca- Lider, który rozsądnie rozdysponowuje zadania, dba o to, aby każde trafiło do odpowiedniego człowieka, wedle jego talentu. Przedsiębiorca, który określił cele swojej firmy i podąża za nimi, otacza się ludźmi, na których może polegać, oraz wie, że aby maksymalnie wykorzystać czas, niezbędny jest dobry zespół. Wtedy on sam odciążony od codziennych obowiązków może z zapałem zająć się dynamicznym rozwojem swojego przedsiębiorstwa.

Artykuł opublikowano w magazynie Firmer nr 2013/09 – 2014/01