Elektroniczny obieg dokumentów – bezpieczeństwo i niższe koszty prowadzenia firmy

Jedną z podstaw sprawnego funkcjonowania każdej firmy jest właściwy przepływ informacji. Dotyczy to nie tylko tych skierowanych do adresatów zewnętrznych, ale przede wszystkim danych przeznaczonych do wewnętrznego obiegu.

Elektroniczny obieg dokumentów

Biznes coraz częściej funkcjonuje w dwóch wymiarach: rzeczywistym oraz wirtualnym. To dzisiaj powszechne zjawisko, które nie odnosi się jedynie do firm z sektora IT. Pojęcia Internetu rzeczy, chmury obliczeniowej czy aplikacji należy nie tylko przyswoić – trzeba je wykorzystać, by uczynić swoje przedsiębiorstwo nowoczesnym i konkurencyjnym. Proces dostosowania się do nowych trendów warto zacząć od przechowywania, wymiany i analizy danych istotnych dla firmy. Nowe rozwiązania dają teraz gwarancję bezpieczeństwa, dlatego nie musimy się przesadnie martwić o nasze dokumenty.

Systemy służące do wymiany oraz archiwizacji konkretnego typu danych najczęściej posiadają funkcjonalny system uwierzytelniania użytkownika i zabezpieczenia uniemożliwiające osobom niepowołanym dostęp do konkretnych dokumentów. Dane są szyfrowane, a firmy mogą mieć pewność, że w pełni kontrolują to, kto i kiedy uzyskuje dostęp do informacji. W ramach przykładu można tu wspomnieć o platformie Business Connect oferowanej przez krakowską firmę Ekoconsultant świadczącą usługi m.in. w sektorze księgowości.

Obieg dokumentów w przywołanym rozwiązaniu jest bezpieczny, ale też prosty w obsłudze. Na dobrą sprawę sprowadza się do kilku czynności. Najpierw trzeba oczywiście podpisać umowę z firmą. Nie jest to nic nadzwyczajnego – przecież wielu przedsiębiorców korzysta z zewnętrznej księgowości. Także w formie online.

Zakup skanera to rozwiązanie polecane przede wszystkim firmom generującym większą liczbę dokumentów. Nie oznacza to jednak, że z elektronicznego obiegu tych ostatnich nie mogą skorzystać mniejsi klienci. Proponuje się im albo inwestycję w skaner albo skorzystanie z urządzeń dostępnych w siedzibie usługodawcy (w tym drugim przypadku dokumenty dostarcza się w „tradycyjny” sposób). Dzięki temu każdy może przenieść ważne dane do wirtualnej rzeczywistości. Czy ten zabieg niesie ze sobą jakieś konkretne korzyści?

Co do tego nie można mieć wątpliwości – księgowość internetowa (i ogólnie elektroniczny obieg dokumentów) to zyski na kilku płaszczyznach

Wspomniano już o bezpieczeństwie, ale do tego wątku warto wrócić. Dane w formie cyfrowej są dobrze chronione nie tylko przed niekontrolowanym wyciekiem, ale też przed zniszczeniem. Spoczywają na serwerach gwarantujących im trwałość wynikającą z określonych procedur (m.in. tworzenie backupów). Kolejny aspekt to szybkość i łatwość dostępu do potrzebnych dokumentów. Można z nich korzystać za pośrednictwem Internetu praktycznie cały czas. Przeszkodą nie jest ani miejsce, ani dzień tygodnia czy godzina. To wielki atut, gdy konieczne jest sprawne załatwienie pilnej sprawy lub uzyskanie potrzebnych analiz i raportów (dostępne są niemal w czasie rzeczywistym).

Księgowość online to również oszczędności, które należy rozpatrywać wielowątkowo

Nierzadko jest to realne cięcie kosztów (mniejsze wydatki na archiwizację danych, prowadzenie korespondencji czy materiały w postaci tuszu i papieru). Skracany jest także czas potrzebny na przepływ danych i eliminowane są błędy (człowiekowi przytrafiają się one częściej niż maszynie z dobrym oprogramowaniem) – w obu przypadkach może się to przełożyć na konkretne korzyści finansowe. Warto podkreślić, że firma przy wyborze konkretnego usługodawcy nie musi już decydować się na tego, który jest najbliżej – tym razem można się kierować przede wszystkim jakością świadczonych usług. Nawet, gdy pożądani specjaliści mieszkają w innym regionie kraju.

Jak widać, księgowość internetową i elektroniczny obieg dokumentów można w łatwy sposób przyswoić i wykorzystać do poprawy rentowności firmy. Przedsiębiorca zyskuje gwarancję ochrony danych i wpisuje swoją firmę w trend, który dzisiaj niektórym wydaje się niepewny, ale za kilka lat będzie stanowił standard.

Artykuł ukazał się na portalu INFOR.PL dnia: 12-11-2013